MONTAGEM DE BANQUETES E EVENTOS

A organização de um evento é uma atividade na qual o organizador ou o coordenador, a partir do planejamento do evento, tem que trabalhar em diversos aspectos de  modo simultâneo, para chegar ao dia do evento com sucesso.

Um dos pontos a ser enfatizado é o local onde vai ser o encontro, a “encenação” do ou dos salões que será o ponto de encontro dos diferentes participantes.

Já lhe contamos algumas dicas sobre a escolha do espaço junto com a data e o que levar em conta quando se faz uma pesquisa dos locais. Neste artigo, vamos  descrever diferentes opções para uma montagem básica do salão.

Os estilos de montagem são do tipo standard para os diferentes eventos, e logo poderá personalizá-los de acordo à temática da sua reunião com cartazes, banners, toalhas de mesa ou decoração com flores, etc.

Auditório ou teatro: Esse tipo de montagem é uma das mais utilizadas, já que é ideal para conferências ou atividades na qual é necessário captar a atenção de todo o público presente. Além disso, é o que permite acomodar mais quantidade de pessoas em um espaço, a diferença de outros tipos de montagem.

Para essa montagem precisa de cadeiras ou poltronas, as quais muitas vezes as provê o salão, mas se isso não for o caso do local que escolheu para seu evento, existem fornecedores que alugam cadeiras. O ideal é que todas sejam iguais e se for em um espaço aberto e alugar cadeiras de plástico, é importante que estejam amarradas para evitar que se mexam com tanta facilidade deixando dessa forma o auditório desarrumado. Se o mesmo salão vai ser utilizado para outra atividade, alugue cadeiras empilháveis, assim, se tiver que guardá-las em algum local de forma temporária, ocuparão menos espaço.

Para a montagem, lhe recomendamos deixar um corredor central e dois aos lados para os presentes transitarem melhor e além disso para que exista uma fácil saída em caso de uma emergência. De qualquer forma, consulte as normas de segurança do seu país para conhecer a quantidade máxima de cadeiras que pode colocar em um espaço determinado.

Geralmente à montagem, soma-se um cenário ou tarima com um estrado ou um pódio e um telão gigante para acompanhar o discurso dos palestrantes.

Também deveria prever o espaço para um projetor e se houver tradução simultânea, o local para localizar as cabines dos intérpretes que se encontrará no final da sala.

Sala de aula ou escola: É muito similar ao auditório, mas incluem mesas, para que os presentes possam tomar nota dos palestrantes de maneira mais confortável, como assim também apoiar um notebook. Essa montagem é ideal para jornadas de capacitação ou algum curso.

Leve em conta de que as mesas ocuparão mais lugar e  por esse motivo a quantidade de pessoas acomodadas é menor em um espaço do mesmo tamanho mas montado num auditório. Dessa maneira, na hora de escolher o tipo de montagem a utilizar, escolha o mais conveniente em relação ao tipo de evento e à quantidade esperada de assistentes.

Anfiteatro ou semicírculo: É uma montagem ideal para reuniões pequenas nas quais há um palestrante mas também se fomenta a interação com o auditório, como no caso de uma oficina ou workshop.

As fileiras na montagem de um anfiteatro podem ser uma ou muitas, mas é melhor o uso de tarimas ou arquibancadas para que as fileiras posteriores estejam mais elevadas, e assim permitir uma melhor vista ao centro.

A mobília necessária é igual à do auditório, e também lhe recomendamos em caso de ser muitas fileiras, deixar espaço para corredores.

Banquete com mesas redondas: Essa montagem se utiliza para comidas formais, como um casamento, um jantar de encerramento de um congresso, um aniversário de 15, ou um evento de fim de ano, etc. Os comensais  estarão dispostos em mesas redondas (com capacidade para 8 ou 10 pessoas cada uma, segundo o tamanho da mesa). Nelas serão servidos os diferentes pratos. No momento de montá-lo, deverá deixar espaço para um palco e/ou uma pista de dança. Para mais conforto, convém numerar as mesas para a distribuição dos convidados.

Imperial ou de estrado: Essa montagem pode ser utilizada tanto para refeições, mesas redondas ou reuniões de diretório com uma reduzida quantidade de participantes.

Também se utiliza como estrado para um painel em uma palestra, para a cerimônia de abertura de um congresso ou como mesa principal em um casamento (onde se encontram os noivos e os padrinhos).

Montagem de mesas em U ou ferradura: Dependendo do evento, se utilizam as bandas externas ou as internas também. Pode utilizar-se para uma refeição formal ou para uma palestra ou apresentação para um público reduzido, ideal para as que se utilizam projeções.  Geralmente, na parte central da mesa, se encontram as autoridades ou os anfitriões.

Já sabe que tipo de montagem convém para seu evento,? comente este post!